Obieg dokumentów w firmie – firma budowlana lub zarządzająca projektami

 

Jeden z predefiniowanych obiegów dokumentów, o najbardziej restrykcyjnych zasadach, umożliwiający zakup materiałów wyłącznie w odniesieniu do kart limitowych. W obiegu dokumentów znajdują się dwa punkty akceptacji.

 

 

Pozostałe obiegi dokumentów, obejmują zakup różnych zasobów bez relacji z kartą limitową i zapotrzebowaniem. Możliwy jest również zakup bez zamówienia i akceptacji.

 

 

Obieg dla zakupu materiałów związanych z projektami (uproszczony schemat prezentujący oznaczenia dokumentów dla w/w obiegu z akceptacjami): 

 

 

 

 Obieg dla zakupów pozostałych nie tworzących stanów magazynowych:

 

Obieg w magazynie materiałów tworzącym stany magazynowe:

 

Założeniem ENOKO Budżet i przyjętego rozwiązania jest tworzenie dokumentów na podstawie relacji co przyspiesza wystawianie, utrzymuje proces w ustalonej ścieżce obiegu dokumentów, eliminuje proste błędy pisarskie oraz minimalizuje konieczność wybierania kartotek na dokumentach.

 

 

Zastosowanie relacji pozwala osiągnąć ważny rezultat działania w odróżnieniu do "budżetowania" w Excelu lub systemach niezintegrowanych. W wyniku tworzenia dokumentów przez relacje wszystkie pozycje na dokumencie mają przypisanie automatycznie do konkretnego etapu, fazy lub zadania projektu (części w strukturze projektu). Czyli w sposób automatyczny podpowiadana jest realizacja budżetu, do zatwierdzenia, ale nie do mozolnego ustalania i dopisywania. Dodatkowo realizację dzięki relacjom widać już na poziomie zamówień, a nie dopiero na podstawie faktury zakupu, czy jeszcze później w danych z księgowości.

 

 

Firma prowadząca kontrolę budżetu może skorzystać z powyższych gotowych schematów.

Dokumenty zostały wyposażone w mechanizmy (workers) oraz dodatkowe pola dostosowane do branży budowlanej. Te charakterystyczne cechy dokumentów tworzą ważny element rozwiązania ENOKO Budżet do zarządzania budżetem projektu i pozwalają zarządzać budowami poprzez kontrolowanie budżetów, czyli planowanie. Taki opis dokumentów ułatwia filtrowanie na listach w przypadku wielu budów oraz wielu dokumentów.

W podstawowym obiegu dokumentów na pierwszym powyżej wskazanym schemacie - zaczynamy od karty limitowej (KL), która określa podstawowe materiały jakie przewiduje kosztorys (plan) budowy. Na podstawie karty tworzone są zapotrzebowania z budów (ZM), które realizuje zazwyczaj dział zamówień tworząc zamówienia do dostawców (ZDM). Na podstawie cech przyjmowane są zakupy i możliwe jest dalsze prowadzenie obiegu magazynowego lub rozchód materiału na konkretną budowę.